الوصف الوظيفي Job Description وثيقة هامة تقدمها الشركة في إعلانها عن الوظائف الشاغرة المتاحة لديها، حيث أنها تعكس مجمل المهام التي سيقوم بها الموظف والمهارات المطلوبة وشرح مبسط لبيئة العمل وبالرغم من أنها تظهر بسيطة إلى حد كبير ولكنها لها أهمية كبيرة وأساليب سرد وعناصر يلزم توافرها، إليك في السطور التالية كل ما ترغب في معرفته عن التعريف الوظيفي.
ما هو الوصف الوظيفي، وأهميته؟
يقصد بالJob Description انها وثيقة مطبوعة تلحق بالطلب الوظيفي لشرح كافة المهام التي سيقوم بها المتقدم والحقوق والواجبات وآلية العمل وبيئة العمل التي سيعمل بها وبعض المتغيرات التي من الممكن أن تطرأ على روتين عمله بالتالي يحصل المتقدم على صورة عامة عن المؤسسة، يتضمن الوصف عناصر هامة مثل المؤهلات واللغات، الدورات التدريبية ومستوى الخبرة، بعض الصفات.
أهمية الوصف الوظيفي:
لا يتم كتابة أي وثيقة أو مستند من قبل مؤسسات العمل دون فائدة وعادة ما تكون الفائدة للطرفين حتى وإذ كان المتقدم لا يعي لذلك جيداً، إليك في نقاط فائدة وصف وظيفي المؤسسات والشركات:
- العناصر التي يتم توافرها في الوصف والتي تتمثل في جودة اللغة والمهارة وعدد سنوات الخبرة وغيرها توفر على الشركة عناء فرز عدد كبير من نماذج السيرة الذاتية لغير المناسبين كما توفر الكثير من الجهد والوقت على المتقدمين وكلما كان الوصف دقيق ومحدد جاء بالنتيجة المرجوة.
- يعد الوصف الوظيفي وسيلة تواصل بين المؤسسات والباحثين عن عمل؛ حيث يتضمن المستند التحليل الوظيفى الفعال الذي يخبر الطرفين عن مدى توافق الوظيفة مع المتقدم، وذلك من خلال أسئلة محددة توضح أبعاد الوظيفة بشكل دقيق
- التنظيم وتوضيح سير العمل: يتعرف المتقدم على أولويات العمل في المؤسسة ودور كل موظف والمنصب الوظيفي، يساعد ذلك على سير العمل وفق إنتاجية مربحة.
عناصر الوصف الوظيفى
هل يجب أن تتوافر عناصر محددة في الوصف الوظيفي الأعمال؟ وما العناصر الواجب توافرها؟
- اولاً العنوان job title و الposition أي المكانة طبقاً للتدرج المتعارف عليه فإذا كنت ترغب في تعيين محاسب هذا هو عنوان الوظيفة أما عن مكانته فهو جينيور أم سنيور
- مقدمة الوصف؛ وهي عبارة عن عدة أسطر تحتوي على ملخص عن الوظيفة وفوائدها على صالح الشركة
- مسؤليات العمل واهم حقوق الموظف
- يذكر في الوصف الوظيفي أهم المتطلبات والمواصفات المطلوبة للوظيفة
- ذكر المسؤلين المباشرين للموظف أثناء العمل
اقرأ أيضاً:
كيفية تجيب عم سؤال تكلم عن نفسك في سوق العمل
كيفية إعداد بطاقات وصف وظيفي
إذا كنت مسؤول الHr الموارد البشرية وترغب في إعداد نموذج وصف وظيفي مثالي لاستقطاب عمالة مناسبة لمصنعك أو شركتك؛ كيف يمكنك صنع ذلك؟ خاصة إذا لم يمر عليك مثل تلك الوظيفة من قبل؟
- اولاً: القيام بطرح الاستبيانات والتي تتمثل في أسئلة يستقبلها الموظيفين الشاغلين لتلك الوظيفة وعلى اساس إجاباتهم المتعلقة بمسار العمل تتعرف على ما يتحتاجه الموظف وما المهارات التي يمكنه اكتسابها للمساعدة على إنجاز الأعمال.
- الملاحظة والتدوين: عليك اذا كنت مسؤول موارد بشرية تود الصعود سريعاً أن تتابع وتباشر عمل الموظفين الموجودين بشركتك، لتتعرف على خط سير العمل الخاص بهم في كل وظيفة على حدا حتى تستطيع كتابة الوصف بطاقة الوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة بإتقان.
- إجراء المقابلات الشخصية مع الموظيفين الأكثر ملائمة للوظيفة وتقييم قدراتهم وخبراتهم.
كيفية كتابة الوصف الوظيفي
هل يوجد آلية محددة لكتابة وصف وظيفي؟ إليك خطوات فعالة لكتابة وصف العمل بشكل متقن:
- يمكنك البدأ بكتابة العنوان العام للوظيفة مع نبذة مختصرة عن المؤسسة التي سيعمل بها الموظف وموقعها من سوق العمل.
- يمكنك كتابة وصف مختصر عن الوظيفة في نقاط مرتبة مع ذكر أهم الفوائد التي ستعود على الموظف، مثل تنمية مهارات جانب محدد أو اكتساب خبرات أو سفر للخارج
- شرح أهم المتطلبات والمسؤوليات التي ستقع على عاتق الموظف بالإضافة إلى شرح الحقوق التي سيحصل عليها مثل التأمينات والرعاية وغير ذلك
- ذكر الراتب والزيادة السنوية بالرغم من أنها ليست عنصر أساسي ولكنها مطلوبة
نماذج للوصف الوظيفى
إذا كنت ترغب في الحصول على وصف وظيفي جاهز إليك نماذج لابرز الوظائف:
الوصف الوظيفي للموارد البشرية:
يعد قسم الموارد البشرية أحد أهم أقسام مؤسسة…. فهو المسؤول عن مباشرة شؤون العاملين ومتابعة اهم الأعمال الإدارية، لذا نعلن عن حاجتنا إلى مدير الموارد البشرية/ خبير الموارد البشرية/ مستشار الموارد البشرية/ مدير التدريب والتطوير.
مهام الوظيفة:
(يمكننا عرض موجز لمهام الوظيفة) وإليك أمثلة للمهام يمكنك اختيار ما يناسب الوظيفة المتاحة:
- صرف رواتب الموظفين
- إنشاء التقارير
- صرف المكافآت والموافقة على الاجازات
- تقييم أداء الموظفين
- اختيار وتعيين الموظفين
- تطوير الموظفين
المؤهلات العلمية:
بكالوريوس في إدارة الموارد البشرية
الخبرة: (ذكر الخبرة المطلوبة)
المهارات الشخصية:
- الإدارة والتفاوض وحل المشكلات
- العمل تحت ضغط
- مهارة التواصل وحسن الاستماع
- ضبط النفس
- أن يكون موظف الhr لدية إلمام بالقوانين
التدرج الوظيفي:
ذكر التدرج الوظيفي مع توضيح المنصب المطلوبة
الراتب المحدد:
ذكر الراتب المحدد كآخر عنصر في بطاقة الوصف الوظيفي للموارد البشرية مع الامتيازات المادية.
نموذج وصف وظيفي لمحلل البيانات:
يعنل محلل البيانات Data Analyst على تجميع وتحليل البيانات وتخزينها بالعديد من الأدوات والاساليب؛ وذلك بمساعدة خبراء في مجال التكنولوجيا في كثير من الأحيان، وطبقاً لطبيعة عمل مؤسسة/ شركة….. في مجال….. نحيط علم بسيادتكم اننا نعلن عن حاجتنا إلى محلل بيانات، إليك المهام المطلوبة:
أهم المسؤوليات:
- تنظيم وإعداد البيانات والعمل على تحديثها
- حفظ البيانات والمعلومات بطريقة آمنة وضمان جودتها
- استرجاع البيانات المفقودة
- التعامل مع لغتي SQL، Python
- إصلاح الأعطال البرمجية
الشهادات والمؤهلات:
حصول المتقدم على بكالوريوس علوم الحاسب أو بكالوريوس في إحدى التخصصات الأتية:
- علم البيانات
- هندسة الحاسوب
- الذكاء الاصطناعي
الخبرات العلمية:
تحتاج الوظيفة إلى خبرة 0-2 في تكنولوجيا المعلومات
مهارات شخصية:
- الدقة وقوة الملاحظة
- مهارات اتصال فعالة
- مهارات رياضية والإلمام بعلم الإحصاء
- التعامل مع قواعد البيانات
ملحوظة: يمكنك الإطلاع أكثر عن المهارات المطلوبة لتلك الوظيفة من خلال قراءة محتوى الوصف الوظيفي pdf.
السلم الوظيفي للوظيفة:
يمكننا القول بأن المنصب الأعلى من محلل البيانات مباشرة هو مدير قسم تقنية المعلومات والذي يعد أعلى منصب بالقسم
الراتب المحدد للوظيفة:
يمكنك ذكر متوسط الراتب في الشرق الأوسط ثم في البلد المقيم بها ثم حدود الراتب المحدد لتلك الوظيفة
تحدثنا في السطور السابقة عن الوصف الوظيفي وأهميته في اختيار الموظف المناسب ونتيجته الإيجابية على الموظف نفسه، ذلك بالإضافة إلى ذكر أهم عناصر بطاقات وصف وظيفي وخطوات كتابة الوصف.
أهم الأسئلة الشائعة حول الموضوع
مازال هناك الكثير من المعلومات التي تجهلها عن ذلك الموضوع:
ما أهم الأخطاء الشائعة في إنشاء الوصف الوظيفي؟
أحياناً يعتمد الhr أو مسؤول الموارد البشرية على المبالغة في كتابة المواصفات التي يرغب في تواجدها بالموظف أو مستوى الخبرة بدرجة لا تتوافق مع متطلبات الوظيفة أو الراتب المحدد
