كيفية كتابة ايميل بالانجليزي | شرح الخطوات بالامثلة وأبرز الأخطاء الشائعة

كتابة ايميل بالانجليزي مأزق يقع به الكثير عندما يتطلب منهم إرسال بريد إلكتروني إلى جهة العمل أو كتابة ايميل بآلانجليزي لصديق عن الدراسة خارج البلاد العربية، ولكن لا يحتاج الموقف إلى الاحترافية في اللغة الإنجليزية بل فقط اتباع بعض القواعد الأساسية والأخذ بالنصائح التي تجعلك تصنع بريد إلكتروني يفتح لك فرص ذهبية.

كيفية كتابة ايميل بالانجليزي؟

إذا كنت ترغب في كتابة ايميل رسمي بالانجليزي وإرساله إلى إحدى مدرائك أو ايميل جامعي إلى دكتورك أو لجهة رسمية، يجب عليك اتباع بعض الخطوات التي بشأنها تتجنب الخطأ وتحصل على صيغة ايميل رسمي بالانجليزي جاهز للتسليم في دقائق:

خطوات كتابة ايميل بالانجليزي:

1- إبداء التحية والسلام:

التحية Salutation وهي بداية الايميل بالانجليزي، فإذا كنت تكتب إيميل رسمي أو ودي لأحد الأصدقاء يحب عليك كتابة التحية التي من خلالها يتم تحديد المستلم جهة رسمية أم فرد، وهناك نوعين من التحية.

التحية الرسمية Formal Salutation: وهي التحية التي تبدأ بDear اي عزيزي "MR" أو MRS واسم عائلة الشخص، أما إذا كان الإيميل موجه إلى جهة رسمية نكتب Dear يليها مباشرة اسم الجهة أو نكتفي بذكر رتبة المسؤول الذي نرغب أن يستلم الميل.

التحية غير الرسمية unformal Salutation: تستخدم في كتابة ايميل بالانجليزي للاصدقاء وتبدأ ب Hello, Hi وذكر اسم الشخص مباشرة.

2- شكر مستلم الإيميل:

عادة ما تستخدم عبارات الشكر في آلية و كيفية كتابة ايميل بالانجلش، وهي عبارات تكتب بعد إبداء التحية مباشرة وذلك امتناناً منك لوقت مستلم الإيميل، وتستخدم عبارات مثل " Thank you for your time، أما إذا كان قد تواصل معك من قبل وذلك الإيميل عبارة عن رد لبريد الذي ارسلة فسيكون الشكر على التواصل من قبل "Thank you for contacting our office"

3- توضيح الغرض من ارسال الايميل State your Purpose:

تتطلب كتابة ايميل بالانجليزي خطوة هامة جدا عادة ما يستخدمها الأجانب في التعامل عند طلب الهاتف أو إرسال بريد؛ وهو توضيح غرض التواصل لعدم ضياع الوقت، فعليك كتابة عبارة " I am writing to inform you" والاستكمال بذكر السبب أو الاستفسار ويلي ذلك اساس الموضوع الذي ترغب التحدث عنه.

4- الملاحظات الختامية Add your Own :Concluding Notes

عليك أن تشكر قارئ الايميل مرة ثانية بعد القراءة بالإضافة إلى لفت النظر إلى أهم الملاحظات، بالإضافة إلى جمل تعبيرية جميلة تنشأ الود مثل " If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know" وتعني ألا يتردد في حين رغب الاستفسار عن شئ بالخطاب، .

5- الخاتمة End with a Closing:

عليك أن تعرف أن الخاتمة ذات أهمية كبيرة في طريقة كتابة ايميل بالانجليزي ويجب أن تكون مناسبة بشكل تام مع محتوى وصياغة الإيميل، وتتألف الخاتمة من جمل تعبيرية بسيطة مثل "Best regards" أو تحياتي " Best wishes" إذا كان الإيميل لصديق مقرب.

نصائح يجب اتباعها عند كتابة ايميل بالانجليزي 

هل بعد تعلم كيفية كتابة ايميل رسمي بالانجليزي؛ سوف أكون قادراً على كتابة ايميل حقيقي جاهز للإرسال دون احتراف اللغة الإنجليزية؟ عليك فقط اتباع بعض النصائح الهامة لتجنب الأخطاء وانطلق:

1. تجنب ترك خانة Subject دون معلومات، حيث تتميز تلك الخانة بظهور معلوماتها من الخارج قبل فتح الإيميل، فإذا كانت تلك الخانة غير مجدية قد لا يُفتح الميل، لذا عليك قضاء بعض الوقت في التفكير من ثم اختيار جملة مميزة ومعبرة لاضافتها في تلك الخانة.
2. الاعتماد على كتابة ايميل بالانجليزي بلغة أجنبية صحيحة بالإضافة إلى إضافة علامات ترقيم مثل الفاصلة والفاصلة المنقوطة وغير ذلك.
3. تنسيق الإيميل بشكل يجعله متناسق ويرغب المرسل إليه في بالاطلاع، ويجب أن يكون Make it Easy on the Eye اي ايميل مريح للنظر، لذا تجنب إنشاء 3 موضوعات أو أكثر في ايميل واحد وذلك بغرض تبسيط المحتوى.
4. لا تشرح تفاصيل قد يستجيب المستلم للإطلاع على البريد دون حكي قصة طويلة غير محفزة ومملة.

أخطاء شائعة عند كتابة الايميلات بالانجليزي

تعلمنا طريقة كتابة ايميل رسمي بالانجليزي فيما سبق؛ وأبسط الخطوات التي يمكنك اتباعها من أجل الحصول على ايميل بالانجليزي جاهز التسليم إلى جهة رسمية أو صديق بشكل غير رسمي، ولكن هناك أخطاء شائعة يجب عليك الحظر منها ونناقشها في نقاط منفصلة:

1. عدم استخدام الاختصارات Abbreviations Acronyms فربما لا يستطيع المستلم فهم بعضها وقد يفسد ذلك على القارئ فهم المحتوى بشكل إجمالي.
2. يمكنك تحديد اللهجة الإنجليزية التي يسير بها الإيميل حيث يوجد لهجة American و British فهناك اختلافات طفيفة بين اللهجتين لا يجب الخلط بينهم.
3. استخدام أسلوب Proof Reading أي إعادة قراءة الايميل قبل إرساله، وذلك لتصحيح الأخطاء الإملائية والتأكد من سياق البريد بشكل صحيح.

تحدثنا في السطور السابقة عن كتابة ايميل بالانجليزي وخطوات كتابة ايميل بآلانجليزى جاهز قصير للإرسال إلى جهة رسمية أو صديق مقرب، كما عرضنا لكم أهم النصائح للحصول على صيغة بريد إلكتروني سليمة بالإضافة إلى الأخطاء الشائعة التي يجب الأخذ في الاعتبار منها.

الأسئلة الشائعة حول الموضوع 

يمكنك الحصول على معلومات إضافية بخصوص كيفية كتابة الايميل بالانجليزي وذلك من خلال الإطلاع على بعض الأسئلة الشائعة حول الموضوع:

ما أشهر الجمل والمصطلحات في كتابة الايميلات ؟

جملة To all members of …The وتعني إلى كل الأعضاء في "المؤسسة" وتكتب في بداية الايميل في خانة To، جملة "I hope you are doing well" وتكتب في التحية، كتابة كلمة Regards في نهاية الإيميل ويليها الإمضاء باسم المرسل، يمكنك ايضاً استخدام Chatgpt في كتابة الميلات السريعة لامدادك بالصيغ التعبيرية القوية.