خطاب التوصية | أهمية خطابات التذكية وكيفية صياغتها

خطاب التوصية Recommendation Letter أحد المتطلبات الضرورية للتقديم على منح دراسية خارجية، ويعد من الوثائق الهامة التي تطلب في السفارات عند الهجرة ويعتمد عليها شأن القبول أو الرفض، لذلك جمعنا لك أهم المعلومات بشأن جواب التوصية وكيفية التقديم عليه وأهم الخطوات اللازمة.

ما هو خطاب التوصية ؟

رسالة التوصية عبارة عن خطاب رسمي موجه بشكل فردي للجهة الطالبة؛ ويقدم من قبل جهة مسؤول مثل المدير في العمل أو أحد الدكاترة أو المشرفين الأكاديميين على الأبحاث العلمية بناءً على طلب المتقدم، ويعد موجز موثق يعرض به أداء الشخص في الجوانب العلمية وأبرز المهارات الشخصية، حيث يعرض به اهم النقاط التي تعد فارقة عند التقديم على منحة أو تولي عمل جديد. 

أنواع خطابات التوصية 

يوجد 4 أنواع هامة من خطاب التوصية إليك خصائص كل نوع:

1. خطاب تزكية للجامعة ويقدم من مدرس ثانوي ذات مكانة ويبرز في الخطاب نقاط القوة لدى الطالب بشكل يتماشى مع المطلوب في الجامعة أو المنحة المتقدم لها الطالب.
2. خطاب توصية للمنح الدراسية ويقدم بواسطة دكتور جامعي وأستاذ قد أشرف على المرحلة الدراسية الجامعية، ويذكر في الخطاب أهم المواد الدراسية التي قام بدراستها الطالب على أن يكون ما يذكر بالخطاب سيفيد الطالب فيما سيقدم بشأنه الخطاب.
3. خطابات توصية مهنية وتقدم من قبل صاحب أو مدير العمل ويوجه الخطاب لصاحب مؤسسة أخرى.
4. جواب توصية من الجامعة وهنا يقصد المسؤول عن المؤسسة كاملة أي يقدم الجواب من عميد الكلية أو رئيس الجامعة، وهو أكثر خطابات التوصية شيوعاً للدراسة في الخارج.

ما هو الهدف من خطاب التوصية ؟

يحصل صاحب رسالة التوصية على شهادة رسمية؛ وتعد ويعد خطاب التذكية بمثابة إشادة هامة للغاية واحد الوثائق الاساسية والمتطلبات الرسمية في الجامعات المعتمدة والوظائف المرموقة، حيث يذكر في تلك الشهادة أهم المهارات الشخصية التي يتحلى بها الشخص والمسؤوليات التي كان يقوم بها؛ بالإضافة إلى أهم الإنجازات والأبحاث العلمية، مما يسهل عليه عملية القبول وإعطائه فرصة تفوق التى حصل عليها من قبل، والهدف من خطاب التوصية التقديم على المنح الخارجية المعتمدة والحصول على فرصة سفر للخارج في منحة دراسية أو الابتعاث واستكمال الدراسة في الجامعات المعتمدة.

كيفية اختيار من سيكتب خطاب توصية معتمد ؟

تعرفنا على ماهية رسالة التوصية وأهم الجهات التي تطلبها وعلى ماذا تحتوي باختصار، ولكن نقف الآن أمام شئ هام للغاية من الذي يجب عليه إتمام تلك المهمة على أن يكون ذات محل ثقة، هل يجب أن يكون المدير المباشر فقط أو زميل عمل قديم أو استاذ نابغه أم أن هناك معايير لاختيار المسؤول عن كتابة نموذج توصية عالي الجودة:

1. أحد المسؤولين ذات علاقة وطيدة بعملك وذات معرفة كاملة بمهاراتك الشخصية والمهنية.
2. أن يكون لدى المسؤول عن كتابة خطاب التوصية وقت كافي فلا تكتب مثل تلك الوثائق على استعجال.
3. تميز ذلك الشخص باللباقة والطلاقة وحسن التعبير ببساطة وإيجاز وإفادة.
4. أن يكون على علم بمهام عملك بالتفصيل ومدى مشاركتك بالعمل والإنجازات التي قمت بها وتفاصيل المشاريع.
5. أن يتمتع المسؤل عن ذلك بحسن السير وأن يكون ذات منصب مرموق في مجال العمل. 

كيفية كتابة خطاب تزكية

كيف يمكنك كتابة صيغة خطاب توصية بالانجليزي وما هو الأسلوب الذي يمكنك من خلاله توضيح نقاط القوة في صاحب الطلب للجهة الطالبة للخطاب؟ إليك أهم عناصر الخطاب في نقاط:

1. المقدمة: تحتوي مقدمة خطاب التوصية على التحية إلى الجهة الموجه لها الخطاب.
2. يمكنك كتابة نبذة تعريفية عن نفسك باختصار إلى الجهة المقدم لها الخطاب، بالإضافة إلى إعطاء نبذة مهنية أو تعليمية والصلة بصاحب الخطاب.
3. إبداء أسباب حقيقية وعميقة للسبب الذي دفعك من أجل تقييم طالب الخطاب، وهذا ستجده في جميع نماذج خطابات توصية التي قدمت من الجامعات تحديداً.
4. ذكر أهم النشاطات والإنجازات التي قام بها الفرد أثناء مدة الخدمة " الدراسية/ المهنية".
5. أسباب من وجه نظرك تجعلك ترى أن ذلك الشخص يستحق الفرصة المقدم لها والتذكية بشأنه.
6. الخاتمة؛ ويكتب بها معلومات تخص المسؤول والذي قام على كتابة خطاب التوصية، بالإضافة إلى معلومات التواصل والتوقيع.

ما هو الفرق بين خطابات التوصية، والخطاب المرجعي؟

تقدم خطابات التوصية من قبل أشخاص ذات سلطة مهنية أو علمية وعادة ما كانوا يحتلون رتبة في حياة أصحاب الخطاب، ويعد الخطاب المرجعي يتشابه بشكل كبير مع خطاب التذكية ولكن الفرق هنا في الشمولية والعمومية، حيث يعد الخطاب المرجعي مرن للغاية يمكنك تداوله بدون قيود وليس موجه لجهة محددة مثل جواب التوصية.

نصائح للحصول على خطابات توصية جيدة

يمكنك الحصول على رسالة توصية قوية إذا اتبعت بعض النصائح الهامة والضرورية، مثل:

1. يمكنك ذكر أهم المهارات التي تراها ستفيدك عند ذكرها في الخطاب وأهم الإنجازات وتقديمها إلى المسؤول الذي سيكتب الطلب، في هيئة معلومات ربما يحتاج إليها ولا تقدم له بصيغة الأمر فمن حق المسؤول كتابة ما يراه من وجه نظره فقط دون ارغام.
2. يمكنك توطيد علاقاتك مع الجهة المسؤولة عن كتابة خطاب التوصية.
3. قراءة خطاب التذكية بشكل جيد ومراجعته أكثر من مرة قبل أن يسلم للجهة الموجه لها، وذلك لضمان خلوه من الأخطاء الإملائية. 
4. التأكد من التواريخ بشكل دقيق فالخطأ فتلك الورقة يمكن أن تكلفك ضياع الفرصة.
5. يمكنك عند طلب كتابة الخطاب إرسال الشكر والامتنان أنه سيأخذ من وقته للقيام بذلك، بالإضافة إلى الشكر ثانياً بعد الانتهاء من تأدية المهمة واستلام الخطاب.
6. تقديم طلب كتابة رسالة التذكية قبل موعد تسليمه بوقت كافي مع ضرورة التذكير كلما مرّ وقت من المدة المحددة.

تحدثنا في السطور السابقة عن خطاب التوصية وما هي تلك الورقة التي تطلب دائماً في متطلبات المنح الخارجية وعند التقديم في الجامعات المعتمدة، في ضوء ذلك عرضنا أهم خطوات كتابة رسالة التوصية ونصائح هامة للحصول على خطاب تزكية مُجدي.

أهم الأسئلة الشائعة بشأن الموضوع

يمكنك الحصول على معلومات أكثر من خلال الإطلاع على الأسئلة التالية وأهم الإجابات:

ما هي اللغة التي يكتب بها خطاب التوصية؟

تكتب صيغة خطاب توصية بالانجليزي ويمكن أن تكتب بأي لغة ولكن اللغة الشائعة هي الإنجليزية.

كم يكون عدد خطابات التوصية ؟

لا يحدد عدد الخطابات سوى من الجهة الطالبة.

كيف يتم كتابة خطاب التوصية ؟

لا يوجد طريقة موحدة بشأن نماذج خطاب التوصية ولكن يرجى ملاحظة بعض العناصر، مثل وجود لوجو المؤسسة كاتبة الخطاب وإذا كان مقدم من الجامعة يفضل إضافة الإيميل الجامعي للطالب بالإضافة إلى أرقام للتواصل مع المؤسسة.