يمكنك استخدام برامج Office لحفظ ملفاتك أو تحويلها إلى تنسيق PDF حتى تتمكن من مشاركة الملفات أو طباعتها باستخدام الطابعات التجارية. ولن تحتاج إلى أي برامج أو وظائف إضافية أخرى.

استخدام تنسيق PDF عندما تريد ملفاً:

يظهر بالشكل نفسه على معظم أجهزة الكمبيوتر.

له حجم ملف أصغر.

يتوافق مع التنسيق المعتمد في قطاع عمل معين.

وتشمل الأمثلة السير الذاتية والمستندات القانونية والرسائل الإخبارية والملفات المخصصة للقراءة (وليس التحرير) وطباعتها والملفات المخصصة للطباعة الاحترافية.

هام: العديد من البرامج، بما Microsoft Word، لديها القدرة على فتح ملفات PDF وتحريرها. ما عليك سوى مشاركة شيء ما كملف PDF غير كاف لضمان عدم قدرة المستلم على تحرير الملف.

WindowsmacOSويبiOS
للتصدير أو الحفظ بتنسيق PDF، في ملف Office، في قائمة ملف، انقر فوق تصدير أو حفظ باسم. للاطلاع على الإرشادات خطوة بخطوة، حدد أحد برامج Office من القائمة المنسدلة.

‏Portable Document Format (PDF)‏‎ يحافظ على تنسيق المستند كما أنه يتيح مشاركة الملفات. وعند طباعة ملف بتنسيق PDF أو عرضه عبر الإنترنت، يحتفظ هذا الملف بالتنسيق الذي أردته له. يُعد تنسيق PDF مفيداً أيضاً للمستندات التي سيُعاد إنتاجها باستخدام أساليب الطباعة التجارية. ويعتمد الكثير من الوكالات والمؤسسات تنسيق PDF كتنسيق صالح، وتتوفر برامج العرض في مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية أوسع من تلك الخاصة بتنسيق XPS.

تصميم مستندات XML (XPS) هو تنسيق ملف إلكتروني يحافظ على تنسيق المستند ويمكّن مشاركة الملفات. يضمن تنسيق XPS أنه عند عرض الملف عبر الإنترنت أو طباعته، يحتفظ هذا الملف بدقة التنسيق الذي أردته، ولن يكون من السهل تغيير البيانات الموجودة بالملف.

هام: يمكن لمعظم مستعرضات الويب الحديثة فتح ملف PDF وعرضه. إذا كان لديك نظام تشغيل قديم، فقد تحتاج إلى تثبيت قارئ PDF على جهازك مثل Acrobat Reader، المتوفر من Adobe Systems.