يتوقف استخدام كل وسيلة من وسائل الإتصالات السابقة على وجود العديد من العوامل والمتغيرات من أهمها موضوع الإتصال نفسه، وطبيعة الموقف الذي يتم فيه الإتصال من حيث كونه سارا أو محزنا، ومدى أهميته ومدى السرعة المطلوبة للإستجابة له، فضلا عن الطبيعة الجسدية والنفسية والإجتماعية لكل من المرسل والمستقبل، بالإضافة إلى مدى توافر الإمكانات المادية اللازمة لتوفير وسائل الاتصالات المستحدثة بالمنظمة