طريقة كتابة خطاب إحدى طرق كتابة المحتوى؛ التي من خلالها تستطيع التواصل مع مسؤلي العمل او الجهات الحكومية أو مخاطبة المسؤولين تجاه أمر ما، فهل يوجد صيغة تمكنك من إيصال صوتك بشكل يضمن لك حقوقك؟ بكل تأكيد فالأسلوب هو الكارت الرابح دائماً، لذلك في السطور التالية نتعلم كيف يمكنك صياغة خطاب كامل بشكل إحترافي وأهم أركان الخطاب الأساسية.
طريقة كتابة خطاب
هل ترغب في كتابه خطاب احترافي لجهة ما بصيغة ملائمة، يمكنك في بادئ الأمر تحديد ما هي تلك الجهة الموجه لها الخطاب لتحديد نوعية الخطاب رسمي أم غير رسمي، من ثم التعرف على عناصر الخطاب الأساسية كأهم ما يجب معرفة كيفية كتابة خطاب رسمي:
عناصر كتابة خطاب رسمي:
- التاريخ: يكتب التاريخ في الجانب العلوي من غلاف الخطاب.
- البيانات: تشمل البيانات معلومات الاتصال مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني أسفل التاريخ، هذا غير بيانات الجهة الموجه إليها في الأسفل.
- الجملة الافتتاحية: وتتكون تلك الجملة من تعريف بسيط عن نفسك في بداية الخطاب مع ذكر السبب الذي من أجله أُرسل ذلك الخطاب.
- قلب الخطاب: وهو الجزء الأهم والذي يجب التحدث فيه عند التعرف على طريقة الكتابة الصحيحة، ويتم ذكر الموضوع الرئيسي مع أهم النقاط الفرعية المتعلقة بالموضوع، فمثلاً إذا كانت طريقة كتابة خطاب للعمل الموضوع الرئيسي يكون التوظيف مع ذكر المؤهلات وسبب الرغبة في التعيين لدى المؤسسة.
- الخاتمة: وهي ملخص لما ورد مع ذكر الطلب الذي صدر من أجله الخطاب والحس على اتخاذ إجراء.
- التوقيع: أهم العناصر عند كتابة خطاب رسمي ، حيث توحي طرق التوقيع المختلفة بشخصية المرسل كما أنها توحي بالجدية، وعادة ما يوجد أسفل الرسالة ويكتب بشكل أنيق.
أهم الخطوات لطريقة كتابة خطاب احترافي
إذا كنت ترغب في التعرف على أفضل طريقة رسمية لكتابة الخطاب بشكل احترافي، يمكنك اتباع الخطوات التالية التي تمكنك في النهاية من الوصول إلى طريقة طريقه كتابه خطاب شيق ومثمر، إليك أفضل طريقة كتابة خطاب رسمي مثل خطابات التوصية للمنح العلمية أو خطابات العمل:
- البحث: أول ما يجب عليك القيام به هو البحث الجيد قبل البدء في التحضير للخطاب، وذلك سواء كان الخطاب اخباري أو بهدف مناقشة قضية ما أو لغير ذلك، ويتم البحث من خلال مصادر موثوق بها ويمكنك أن تأخذ إرشادات البحث من قبل الجهة المطلوب منها الخطاب.
- وضع هيكل للخطاب: جهز الأفكار الرئيسية والجانبية للمقال، ويمكنك تقسيم الخطاب في تلك الخطوة بين المقدمة و قلب الخطاب الذي عادة ما يتألف من النقاط الأساسية بها أهم الإحصائيات، الخاتمة، وإذا كان الخطاب خطاب تثقيفي بشأن قضية ما، فعادة ما تكون طريقة كتابة خطاب تثقيفي تبدأ بتوضيح المشكلة في البداية ومناقشتها وإبداء الحلول على مدار الخطاب، والخاتمة التي تكون عبارة عن عرض موجز لما سبق.
- الكتابة: يجب أن يبدأ الخطاب بشكل تشويقي لتجذب من يقرأون الخطاب، ويعتمد ذلك على اختيار كلمات قوية تناسب بيئة عمل الخطاب وتمس الجهة الموجه لها.
- ربط الخطاب بقضية معروفة: إذا وددت إشعال الحماس في قلوب القارئين؛ يجب عليك ربط موضوع الخطاب الخاص بك بقضية تثير الرأي في الوقت الحاضر، مع ربط الموضوع بتأثيرات ملموسة تعرض لها الناس.
- الترتيب المنطقي: يعتمد الترتيب المنطقي في الخطاب على التسلسل، حيث تبدأ من النقاط الأكثر اهمية وجذب وتشويقاً إلى التفرع لنقاط تعد بمثابة شرح للنقطة الأساسية؛ وصولاً في النهاية إلى حلول منطقية ومقترحات، يؤخذ في عين الاعتبار أن تناقش كل نقطة في فقرة واحدة لا أكثر مع أسلوب بسيط ومفردات واضحة.
- عرض ملخصات: يقصد بتقديم الملخص منذ البداية، حيث يمكنك عرض أهم ما سيذكر في الخطاب من خلال المقدمة، ولا تنتظر النهاية حتى تسرد الملخص بل يمكنك عرض ملخص سريع أثناء عما ورد وسوف يناقش أثناء صفحات الخطاب.
- كلمات الربط: هل تعلم أن كلمات الربط أهم ما يحب أن تستخدمه في أي محتوى مكتوب، فإذا كنت ترغب في إتباع افضل طريقة كتابة خطاب ومنح المحتوى الخاص بك القوة وحماية القارئ من التشتت الذهني، يمكنك استخدام أدوات الربط التي تتلخص في حروف العطف أو الكلمات الانتقالية وادوات التزامن مثل جملة "في نفس الوقت".
- حث القارئ لإتخاذ إجراء: يبقى أمامك خطوة واحدة من أجل جعل خطابك يؤتي بثماره، فبعدما قمنا بالخطوات السابقة وأصبح بإمكان القارئ الشعور بالمشكلة والتعاطف معها، يجب أن توجهه لأخذ خطوة والتي تعد الهدف الذي أنشأ الخطاب من أجله، حيث يمكنك توجيه الفئة المستهدفة لحل تلك المشكلة عن طريق المقترحات أو طلب الدعم أو غير ذلك، بما يناسب الموضوع.
نصائح هامة لكتابة خطاب رسمي
إذا كنت ترغب في معرفة طريقة كتابة كتاب رسمي أو خطاب رسمي لجهة حكومية، يمكنك الإطلاع على بعض النصائح الهامة والإرشادات، المتمثلة في:
- استعين بمفردات تشعر الجهة الموجه لها الخطاب بأنك تتفهم وضعهم ومجهوداتهم في الفترة الراهنة، وذلك في حين كنت تقدم شكوى أو تطلب طلب ما، واعمل على أن توضح لهم إنكم على نفس ذات المبادئ.
- استخدم ضمير المتكلم فإذا كنت ترسل خطاب لأحد مسؤولي العمل الخاص بك، فلا تتكلم بروح الجماعة تحدث عن نفسك فقط.
- حاول قدر الإمكان في طريقة كتابة خطاب للعمل إبراز مهاراتك وما يمكنك أن تساعد به غيرك وليس ما تحتاج أنت إليه.
- ابتعد عند إتباع طريقة رسمية لكتابة الخطاب عن تكرار الكلام أو المعلومات بل تحلى بالإيجاز.
- التنسيق في طريق كتابة الجواب أهم ما يمكنك القيام به ليقيم من قبل المرسل إليه، يمكنك ترك هوامش بمعدل 1 بوصة لجوانب الصفحة مع مراعاة استخدام ذات الخط الذي تستخدمه الجهة الموجه لها الخطاب في أوراقهم الرسمية مما يجعل خطابك محل جذب لهم.
- يجب عليك أن تراعي في طريقة كتابة خطاب بمختلف أنواعه عدم إرساله بأخطاء لغوية أو نحوية، حيث يمكنك تجنب ذلك بتعلم كيفية صياغة مسودة في البداية وبعد التأكد من صحتها قم بتحرير الخطاب، ذلك مع ضرورة حفظه بتنسيق pdf قبل الإرسال.
تحدثنا في السطور السابقة عن طريقة كتابة خطاب؛ في ضوء ذلك ذكرنا أفضل طريقة رسمية لكتابة الخطاب وأهم العناصر الواجب توافرها، كما عملنا على منح أهم النصائح والإرشادات التي يمكنك اتباعها لكتابة جواب رسمي احترافي.
الأسئلة الشائعة حول الموضوع
يمكنك الحصول على معلومات هامة تفيدك في البحث حول طريقة كتابة خطاب من خلال الأسئلة التالية والإجابات المختصرة:
ما هي الخطابات الرسمية؟
تتمثل في الخطابات التي يتم توجيهها إلى المؤسسات الحكومية أو رجال الاعمال، أو خطابات الشكوى ويمكن أن تتعرف على نموذج كتابتها من خلال الإطلاع على طرق كتابة خطاب للعمل.
كيف يتم مخاطبة الوزير؟
يمكنك مخاطبة الوزير من خلال كتابة خطاب رسمي يتكون من عدة بيانات بالإضافة إلى ما ذكرنا، مثل اسم المرسل كاملاً، رقم السجل المدني، رقم الهاتف أو البريد، المنطقة السكنية، ويراعى الحرص في انتقاء الكلمات.
